4 técnicas infalíveis para escrever e-mails assertivos (você não pode ignorar a #3)

A primeira coisa que você precisa entender sobre escrever e-mails assertivos é que não importa como você se expressa, mas sim como os destinatários entendem a sua mensagem!

E não vá pensar que isso só é importante para marketeiros, políticos ou na hora de fazer uma venda. Você também precisa dessa habilidade de comunicação para conquistar seus objetivos.

O que você pode dizer a respeito dos seus e-mails?

A: As pessoas sempre compreendem e respondem meus e-mails

B: Quase ninguém entende o que eu quis dizer

C: Meus e-mails não são muito “apreciados”

D: Não faço a menor ideia

Seja qual for o seu caso, é sempre possível melhorar ou potencializar suas habilidades para escrever e-mails assertivos, sem isso, fica difícil desenvolver uma carreira ou negócio de sucesso em mundo que utiliza cada vez mais mensagens de texto e e-mails para se comunicar.

Nós Latinos, temos uma tendência a ser mais prolixos do que os Anglo-Saxões, por exemplo, nós gostamos de fazer longas introduções, dar o maior nível de detalhes possível, expressar sentimentos…

E não estou dizendo que isso é bom ou ruim, simplesmente faz parte da nossa cultura, é o nosso jeito de ser.

Mas em tempos de atividades multitarefas, hiperconectividade e sobrecarga de trabalho, quanto mais curtos e sucintos forem seus e-mails, maiores serão as chances das pessoas lerem, entenderem e fazerem aquilo que você precisa.

Uma das barreiras mais comuns para começar a escrever e-mails assertivos é o medo de passar uma imagem de frio ou “curto e grosso”.

Se quisermos influenciar clientes em nosso dia a dia, conseguir a cooperação de colegas de trabalho ou apresentar uma ideia brilhante, precisamos usar a assertividade para potencializar nosso poder de persuasão.

“Influenciar outras pessoas não é mágica, é ciência.”
–Robert Cialdini

Continue lendo este artigo para saber mais sobre:

• Saudação inicial em e-mails
• Use lista com marcadores
• Corte palavras
• O poder dos anexos e links
• Exemplo prático das dicas em ação

1. Saudação inicial

Percebeu como tornou-se prática comum aqui no Brasil receber e-mails que começam com um bom dia, boa tarde ou boa noite?

Parece ser uma forma educada de se começar um e-mail, mas o que as pessoas ainda não entenderam é que não há como prever o horário em que o destinatário irá ler o e-mail.

Como essa saudação, na maioria das vezes, não fará qualquer sentido para quem receber o e-mail, já é razão suficiente para eliminar esse vício de linguagem que se espalhou como praga pelo Brasil.

Se você leu essa dica e já pensou: “Você está brincando comigo? Se eu cortar isso vou me transformar no monstro da empresa!”

Então, respira fundo antes de ler o próximo parágrafo 😉

Sabe aqueles e-mails com frases do tipo “espero que esteja tudo bem!”. Assim que você digitar esse tipo de saudação, aperte e segure o botão backspace (apagar).

Sim, eu sei que isso parece uma saudação amigável, educada, mas na maioria das vezes – senão 100% delas – essas frases e perguntas ficam completamente sem respostas de qualquer maneira.

É só mais uma parte desnecessária que serve para drenar mais um pouco de energia e tempo de quem recebeu o seu e-mail.

Então, como começar um e-mail de forma assertiva?

É simples: comece pelos adjetivos Prezado(a) ou Prezado Sr./Srª ou Caro(a), seguido pelo nome da pessoa.

Se quiser dar um tom mais informal ou se tiver um grau de intimidade com a pessoa, basta um “Olá Fulano”.

2. Use lista com marcadores

Lista com Marcadores é aquela bolinha que fica do lado de cada item de uma lista, como essa aqui embaixo:

• Lista com Marcadores ou bullet list em Inglês é um recurso presente em qualquer editor de texto e aplicativo de e-mail.

Por mais simples que seja a mensagem que queremos passar no e-mail, é sempre tentador criar todo um contexto para introduzir ou apoiar a nossa ideia e dar todos detalhes possíveis.

É nesses casos que devemos criar uma lista de marcadores para sintetizar o assunto e concentrar nos pontos principais.

Isso não quer dizer que você vai transformar seus e-mails em uma interminável lista de marcadores. Você deve usá-los por exemplo para:

• Concentrar pontos-chaves de uma ideia, projeto;
• Ordenar ou organizar uma sequência de passos ou eventos;
• Destacar etapas ou ações.

Eles ajudam a quebrar algumas partes maiores de texto, deixar seus e-mails muito mais organizados e fáceis de compreender, além de te forçarem a ser mais conciso e direto na sua escrita.

3. Corte palavras

Há grandes chances de que os seus e-mails sejam repletos de palavras – e até frases inteiras – que tem uma única função: “encher linguiça”.

Não acredita?

Pegue agora mesmo os últimos e-mails que você enviou e veja quantas vezes você incluiu palavras ou frases do tipo “eu acho”, “não é preciso dizer”, “de fato”, “no entanto”.

Embora estas palavras e frases possam ajudar a suavizar ou destacar algumas ideias, na maioria das vezes elas são totalmente desnecessárias.

A mesma regra vale para a palavra “apenas”. Eu mesmo cortei vários “apenas” deste artigo antes de publicá-lo. E você que está lendo agora, nem sentiu a falta.

“Escrever é a arte de cortar palavras.”
–Carlos Drummond de Andrade

Quando se trata de cortar palavras, uma dica muito boa é observar aquelas palavras ou frases curtas que colocamos entre vírgulas. Quase sempre elas podem ser cortadas sem nenhum prejuízo a mensagem.

Por isso, antes de enviar um e-mail, leia com os olhos do destinatário e corte tudo aquilo que se mostrar repetitivo ou desnecessário para a compreensão.

4. O poder dos anexos e links

As vezes todo o nosso esforço em escrever e-mails assertivos vai por água abaixo quando temos que incluir dados ou informações correlacionadas àquele assunto.

Muitos dos “parênteses” que abrimos para acrescentar algo, acabam inflando o e-mail e contribuindo para que o destinatário disperse sua atenção quanto ao objetivo central do e-mail.

Antes de abrir parênteses, verifique se a informação ou dado não está disponível em algum outro lugar, como um documento ou apresentação na rede, um site ou algo do tipo.

Não caia na tentação de reinventar a roda, em vez de tentar resumir tudo no seu e-mail, anexe o arquivo ou dê o link que contem as informações para o destinatário.

Quer ver essas dicas em ação?

Se você é do tipo “só acredito vendo”, dê uma olhada nos exemplos a seguir

Exemplo 1: e-mail tradicional

Bom dia Ana,

Como foram as férias? Vi as fotos que você compartilhou e fiquei com água na boca para conhecer a Disney!

Espero que tenha feito uma boa viagem de volta!

De qualquer forma, eu só queria te passar uma visão geral sobre a apresentação que faremos na convenção anual. Como você deve se lembrar, vamos apresentar os números de vendas do ano passado, bem como a realização de metas por regional e fechar com o plano de ação para viabilizar as metas desse ano (que estão bem altas). Além de toda a equipe comercial, teremos toda a diretoria presente e alguns dos sócios também, então temos que estar preparados para responder qualquer coisa que os sócios questionarem.

Ando beeeem preocupado com essa apresentação por isso quis conversar com você. Primeiro, porque fechamos o ano abaixo da meta e para ajudar, as vendas caíram no último trimestre, e estou ansioso para achar uma forma de apresentar tudo isso sem que pareça muito negativo para os sócios. Em segundo lugar, a verba de marketing para esse trimestre caiu e não teremos condições de fazer mídia para ajudar o comercial a bater uma meta ainda maior.

O que você pensa sobre tudo isso Ana? Espero que você tenha voltado das férias com energia, porque a coisa vai pegar agora!

Obrigado,
Alexandre

Exemplo 2: e-mail assertivo

Olá Ana,

Veja no anexo, detalhes da apresentação que faremos na convenção.

Tenho algumas preocupações e gostaria de trocar ideias contigo:

• Não batemos a meta anual. Como podemos amenizar o impacto desses números?
• A verba de marketing desse primeiro trimestre é pequena, o que acha de começar a apresentação fazendo um brainstorm com a equipe comercial para criarmos alternativas a 4 mãos?

Abraços e bom retorno!
Alexandre

O primeiro e-mail tem 220 palavras, enquanto o segundo e-mail tem 67 palavras. O primeiro usou mais do que o triplo de palavras do segundo para tentar dizer a mesma coisa.

Conclusão

Provavelmente, você não conseguirá cortar 2/3 do conteúdo a todo momento, pois essas táticas podem funcionar melhor em alguns assuntos do que em outros.

Mas lembre-se que a formação de novos hábitos exige persistência e que você pode sim ser mais eficiente e eficaz em sua comunicação escrita, basta manter um mindset progressivo e usar em todas as oportunidades que surgirem.

Quer mais?

Desafio você a testar o que acabou de aprender.

Tamo junto?

Então, role a página para baixo até a seção “DEIXE UMA RESPOSTA” e escreva de forma assertiva, o que você achou das técnicas deste artigo.

Eu vou revisar pessoalmente o que você escrever e se for o caso, dar sugestões de melhoria.